諮詢委員會由一組代表性的利益相關者組成,他們被委任為對與廣泛主題領域相關的項目和問題提供意見和建議。 湯普金斯縣的一些諮詢委員會包括環境管理委員會、公共信息諮詢委員會和衛生委員會。 董事會通常會在一段時間內定期舉行會議,以培養對項目和問題的詳細知識,並分享他們的相關觀點,想法,關注和興趣。 董事會經常致力於找出共同的領域和/或共識建議。 董事會成員通常被委任為一至四年的任期,具體取決於特定諮詢委員會的條例。
優點
- 從受建議或問題影響的各種利益相關者利益,為規劃和決策提供廣泛的意見。
- 可能會隨著時間的推移,以較少密集的努力無法實現的方式對項目或問題的深入知識和擁有權。
- 允許多利益相關者深入和集中的參與和意見。
- 允許發展共識(在可能的情況下)和針對影響更廣泛社區的複雜問題採取行動的詳細建議。
- 讓董事會中代表的利益相關者深入了解項目問題。
- 提供探索替代策略並建立共同點和聯盟的機會。
- 提供專案問題、時間表和交付項目的詳細分析,並專注於結果。
- 使參與者能夠了解其他觀點,從而實現建議共同的基礎。
需要考慮的挑戰
- 召集必須以方式完成一個公平和平衡的團體,被廣泛認為代表整個社會。
- 利益範圍必須足夠廣泛,以代表所有受影響的人士,委員必須擁有相關背景和技能,以協助解決當中的問題。
- 董事會必須在決策過程中獲得有意義的角色,不應被視為橡皮戳。
- 參加者必須願意共同努力解決共同挑戰。
- 所有成員都必須同意明確的使命、章程和基本規則。
- 並非總是可能達到共識。
- 如果問題很重要,可能會非常耗時和勞動力。
成功規劃的原則
- 進行深入的利害關係人分析,並召集董事會,以確保所有相關的社區利益在其成員中得到公平的代表。
- 選擇一個了解良好流程的強大主席。
- 設定期望,以確保成員持續與其選民溝通,以使更大的社區在整個過程中保持信息和參與。
- 不要急於這個過程,董事會成員需要時間才能建立關係和信任,並對項目充分了解充分的知識,以便發展有意義的成果。
- 在董事會活動與更廣泛的社區之間保持定期聯繫;尋求與董事會更廣泛的公眾互動的機會。
- 記錄決定並記錄董事會審議的總結,確保所有決定都得到明確詳細的理由支持,以便與更廣泛的公眾分享。
人員編制
- 主持人
- 行政及後勤支援
- 技術項目支持,以制定簡介文件和信息
材料
- 定期會議場地
- 簡介書、簡報及材料
計劃時間
- 可能需要幾個月才能識別、邀請和確認成員。
- 運作良好的諮詢委員會需要大量時間和精力來為每次會議做好準備。
實施時間
- 諮詢委員會通常每月會議一次,持續數小時。
- 大多數董事會通常需要 12 到 18 個月才能解決問題並制定建議;複雜且具爭議性的項目可能需要大大時間。