L'éducation communautaire est une série de réunions ou de présentations généralement brèves, données directement aux groupes communautaires lors de leurs réunions ou dans leurs lieux habituels - tels que les clubs sociaux et civiques - afin de leur fournir une vue d'ensemble ou une mise à jour d'un projet. Les présentations peuvent être suivies de discussions détaillées sous forme de questions-réponses. Ces réunions d'information sont utiles en tant qu'activité d'information du public lorsqu'un groupe identifié va être affecté par une proposition ou a besoin d'être tenu au courant des questions et des activités. L'éducation communautaire peut également être utilisée comme un forum de retour d'information et peut fournir des idées préliminaires sur les problèmes et les valeurs de la communauté sur la base de la discussion et des questions. Lors de la planification, il convient de tenir compte des différentes langues et des différents niveaux d'alphabétisation.
Avantages
- Informer les parties prenantes d'un projet, d'un produit ou d'une proposition et leur donner la possibilité de poser des questions.
- Permet d'informer et d'impliquer les principaux groupes de parties prenantes dans le cadre d'un processus moins formel et moins coûteux que les grandes réunions publiques.
- Elles peuvent être organisées plus fréquemment que les réunions publiques plus importantes.
- Généralement utilisé avec des groupes existants qui organisent des réunions ou qui sont prêts à ajouter des sujets à l'ordre du jour d'une réunion existante ou à organiser une session spéciale pour obtenir des informations sur le projet.
- Il s'agit d'un forum permettant d'interagir directement avec un groupe particulier et de faire des présentations sur mesure pour expliquer les problèmes, les circonstances et les implications propres au groupe, et pour obtenir un retour d'information et des commentaires sur ce qui est important pour la communauté.
- Il vous permet d'atteindre des groupes et des personnes qui ne participent pas à d'autres types de réunions.
- Ils sont informels et contribuent à renforcer la bonne volonté de la communauté et à créer une atmosphère plus propice au dialogue et à la réponse à des questions spécifiques.
Défis à relever
- Veillez à ce que tous les groupes soient traités sur un pied d'égalité.
- Les réunions d'information ne doivent pas être considérées comme des opérations de relations publiques visant à convaincre des groupes spécifiques de votre proposition ou à monter des groupes les uns contre les autres.
- Les personnes qui animent les réunions d'information doivent bien connaître le projet et être en mesure de répondre aux questions, mais aussi être ouvertes et accessibles afin de contribuer à l'établissement de relations avec la communauté.
- Les parties prenantes risquent d'être déçues si la réunion d'information n'est utilisée que pour les informer et non pour répondre à leurs questions et recueillir leurs idées, intérêts et préoccupations.
Principes pour une planification réussie
- Gérez les attentes du public en définissant d'emblée un objectif et un ordre du jour clairs.
- Ne vous contentez pas de privilégier un ou deux groupes clés ; allez à la rencontre de la communauté et cherchez à identifier un éventail complet d'organisations.
- Allez directement à la rencontre des groupes et prenez contact personnellement avec eux pour leur proposer une réunion d'information ; il est important de tenir compte autant que possible des besoins des groupes et des communautés.
- Précisez si les groupes sont disposés à promouvoir l'événement et si vous devez fournir du matériel promotionnel (dépliants, affiches, articles de bulletins d'information).
- Connaissez votre public à l'avance ; veillez à ne pas rendre la présentation trop technique.
- N'utilisez pas les briefings comme un forum pour prendre des décisions ou parvenir à un consensus.
- Préparer les supports de présentation en fonction des intérêts spécifiques du public cible.
- Laissez des informations sur votre projet que les participants pourront partager avec d'autres.
- Préparez et apportez des documents imprimés et des informations de base.
- Faites des présentations attrayantes, amusantes et concises.
- Il serait peut-être souhaitable qu'un modérateur neutre facilite la rupture.
- Apportez si possible des éléments visuels, en particulier du matériel pratique, et parlez d'études de cas ou d'expériences personnelles pour illustrer les points que vous souhaitez aborder.
- Enregistrez toutes les contributions et tous les commentaires ; résumez ce que vous avez entendu à la fin de la réunion et faites savoir aux participants ce que vous ferez de leurs contributions et ce qu'ils peuvent attendre de la suite du processus, en particulier les possibilités de participation continue.
Personnel
- Le personnel élaborera une note d'information et des documents à distribuer
- Le présentateur et un ou deux membres du personnel de soutien assisteront à la réunion.
- Interprètes, si nécessaire
Matériaux
- Projecteurs, ordinateurs portables, écrans
- Tableau de conférence, ruban adhésif et marqueurs
- Présentations, fiches d'information, agendas
- Formulaires de commentaires
Temps de planification
- Les briefings efficaces doivent être soigneusement planifiés mais peuvent généralement être réalisés en quelques jours.
- La coordination avec les différents groupes qui souhaitent des réunions d'information peut prendre plusieurs mois ; tous les groupes ne se réunissent pas fréquemment ou selon un calendrier régulier.
Délai de mise en œuvre
- Les briefings sont généralement courts, souvent moins d'une heure, y compris le temps de dialogue.